Subject, Cc: và Bcc:

Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì
trước khi họ đọc thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email
(theo từng loại). Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư.
Tránh viết những Subject không có nghĩa, hoặc mơ hồ vì như vậy không có
thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó
khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm
vào bức thư trả lời (với từ Re nghĩa là Về). Và bạn được nhận lại chính
tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được
nội dung bức thư mà mình đã gửi không?
Hai cái hộp nữa là Cc:
(Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào
bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận
trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì
không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn
được sao gửi cho Bcc.

[You must be registered and logged in to see this image.]

• 
  2
  
  Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.
  
  Email có thể có hai dạng khác nhau:
  
  - Inline plain text
  
  - Attachment
  
  Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một
  attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài
  liệu .Doc hay bức ảnh .Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào bức Email. Khi
  một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường (Inline
  text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm
  (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp
  (ví dụ như Word hay Paintshop).
  
  Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:
  
  a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.
  
  b. File đính kèm có thể mang theo Virus (!!)
  
  c. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều
  thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm.
  Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi
  không thể gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn
  người nhận đồng ý.
  
  

• 
  3
  
  Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên kết).
  
  Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier
  New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này
  thành VNI-Times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến
  tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức
  thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được
  thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ
  chịu hãy dùng Plain text
  
  

• 
  4
  
  Một dòng không nên quá dài.
  
  Một chương trình đọc Email nào đó có thể không xử lý một dòng văn bản
  theo cùng một cách với chương trình của bạn. Và do đó một dòng văn bản
  khi người nhận đọc sẽ không giống như bạn viết. Vậy đâu là giải pháp?
  
  Hãy viết từng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả
  dấu trống). Ðiều đó có nghĩa là sau khi gõ đợc 64 kí tự thì bạn nên
  nhấn Enter. Và, giữa những dòng với nhau, bạn nên cách khoảng bằng một
  lần enter nữa vì khi đọc trên máy tính, nếu viết dính liền thì rất khó
  đọc.
  
  

• 
  5
  
  Ðừng la hét? (YELL!)
  
  Ðừng viết tất cả mọi thứ bằng chữ viết hoa. Nói chung thật là không
  lịch sự (đặc biệt là trong Tiếng Anh) khi viết quá nhiều chữ viết hoa.
  Trước hết, văn bản viết bằng chữ hoa thật là khó đọc. Bạn cũng chưa bao
  giờ thấy một cuốn sách nào toàn là chữ hoa đúng không? Toàn bộ bức thư
  mà được viết bằng chữ hoa gọi là la hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu là
  người gửi cần nói to những chỗ viết hoa). Tại sao lại khó đọc chữ viết
  hoa?
  Hãy nhìn vào những từ sau đây:
  
  1. ENGLISH (chữ viết hoa)
  
  2. English (chữ đầu viết hoa và chữ viết thường)
  
  Chữ thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu
  bạn thấy không? còn chữ thứ hai có một kiếu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc
  đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng
  ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như
  SPANISH.
  Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với
  Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi
  bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa
  thị như thế này *.
  
  

• 
  6
  
  Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt.
  
  Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như
  cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu,
  bạn đã không thành công trong giao tiếp. Vì vậy nên hạn chế viết tắt
  trong các lá thư điện tử, đặc biệt là với những thư quan trọng.
  
  

• 
  7
  
  Hãy ký tên trong Email của bạn
  
  Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện
  lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện
  thoại...
  Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào
  cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của
  bạn vào cuối thư như Yahoo, Gmail, Outlook.